Le décret fixant les conditions d’organisation, pendant le second état d’urgence sanitaire, des réunions des représentants du personnel par téléphone ou messagerie instantanée a été publié. Ses dispositions sont identiques à celles de son homologue du premier confinement.
L’ordonnance 2020-1441 du 25 novembre 2020 a prévu que, pendant la durée du second état d’urgence sanitaire, l’employeur pourrait décider de réunir à distance les institutions représentatives du personnel, après information de ces institutions et à moins qu’elles n’exercent, dans certains cas limités et sous certaines conditions, leur droit d’opposition (FRS 23/20 inf. 7 p. 9).
Ce texte a prévu 3 modalités de réunion : la visioconférence, la conférence téléphonique ou, si le recours à l’une de ces 2 premières modalités est impossible, la messagerie instantanée. Si l’ordonnance s’applique depuis le 27 novembre pour la visioconférence, son entrée en vigueur était subordonnée, pour les réunions par conférence téléphonique ou messagerie instantanée, à un décret devant en fixer les conditions de déroulement. Ce décret étant paru au Journal officiel du 4 décembre, ses dispositions s’appliquent depuis le 5 décembre 2020 et, aux termes de son article 3, jusqu’à l’expiration de la période de l’état d’urgence sanitaire, c’est-à-dire, en principe, jusqu’au 16 février 2021 inclus.
A noter : Il se déduit du silence de l’ordonnance sur la question que les réunions par visioconférence qu’elle prévoit doivent se tenir selon les modalités de droit commun de ce type de réunions, fixées par les articles D 2315-1 et D 2315-2 du Code du travail, déterminant les garanties requises, relatives notamment à l’identification des participants, à la retransmission des délibérations et à la confidentialité des votes.
Les modalités de déroulement des réunions par conférence téléphonique ou par messagerie instantanée prévues par le décret du 3 décembre sont identiques à celles du précédent décret 2020-419 du 10-4-2020 sur le même sujet.
Des réunions par conférence téléphonique calquées sur les réunions en visioconférence
Garanties accordées aux représentants du personnel
Lorsque la réunion de l’instance représentative du personnel est tenue par conférence téléphonique, le dispositif technique mis en œuvre garantit l’identification de ses membres, ainsi que leur participation effective en assurant la retransmission continue et simultanée du son des délibérations. Il ne fait pas obstacle à la tenue de suspensions de séance (Décret art. 1er, I, al. 1er).
A noter : Ces dispositions sont quasi-identiques à celles applicables aux réunions en visioconférence prévues à l’article D 2315-1 du Code du travail.
Lorsqu’il est procédé à un vote à bulletin secret, le dispositif de vote mis en œuvre est le même que celui qui doit être mis en œuvre en cas de réunion du CSE par visioconférence, prévu à l’article D 2315-1, alinéa 3 du Code du travail (Décret art. 1er, I, al. 2).
Aux termes de ce dernier texte, le dispositif de vote à bulletin secret doit garantir que l’identité de l’électeur ne peut à aucun moment être mise en relation avec l’expression de son vote. Lorsque le vote est organisé par voie électronique (ce qui sera le cas à notre sens pour les réunions par conférence téléphonique), le système retenu doit assurer la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Convocation aux réunions et déroulement de celles-ci
Le président de l’instance informe ses membres de la tenue de la réunion en conférence téléphonique. Cette information suit les règles applicables à la convocation des réunions de l’instance (Décret art. 1er, II, al. 1er).
La réunion se déroule conformément aux étapes prévues pour les réunions par visioconférence, par l’article D 2315-2 du Code du travail (Décret art. 1er, II, al. 2) :
- ainsi, l’engagement des délibérations est subordonné à la vérification que l’ensemble des membres a accès à des moyens techniques satisfaisant aux conditions prévues ci-dessus ;
- le vote a lieu de manière simultanée. À cette fin, les participants disposent d’une durée identique pour voter à compter de l’ouverture des opérations de vote indiquées par le président du comité.
Les modalités des réunions en visioconférence adaptées à celles par messagerie instantanée
Garanties accordées aux représentants du personnel
Lorsque la réunion de l’instance représentative du personnel est tenue par messagerie instantanée, le dispositif technique mis en œuvre garantit l’identification de ses membres, ainsi que leur participation effective en assurant la communication instantanée des messages écrits au cours des délibérations. Il ne fait pas obstacle à la tenue de suspensions de séance (Décret art. 2, I, al. 1er).
Lorsqu’il est procédé à un vote à bulletin secret, le dispositif de vote mis en œuvre doit répondre aux mêmes conditions que celles fixées pour les réunions par conférence téléphonique (Décret art. 2, I, al. 2).
Convocation aux réunions et déroulement de celles-ci
Le président de l’instance informe ses membres de la tenue de la réunion par messagerie instantanée et précise la date et l’heure de son début ainsi que la date et l’heure à laquelle interviendra au plus tôt sa clôture. Cette information suit les règles applicables à la convocation des réunions de l’instance (Décret art. 2, II, al. 1er).
La réunion se déroule conformément aux étapes suivantes :
1o L’engagement des délibérations est subordonné à la vérification que l’ensemble des membres a accès à des moyens techniques satisfaisant aux conditions prévues ci-dessus ;
2o Les débats sont clos par un message du président de l’instance, qui ne peut intervenir avant l’heure limite fixée pour la clôture de la délibération ;
3o Le vote a lieu de manière simultanée. À cette fin, les participants disposent d’une durée identique pour voter à compter de l’ouverture des opérations de vote indiquée par le président de l’instance ;
4o Au terme du délai fixé pour l’expression des votes, le président de l’instance en adresse les résultats à l’ensemble de ses membres (Décret art. 2, II, al. 2 à 6).